Warum klare Ziele so wichtig sind – und dennoch häufig unterschätzt werden © Fotolia 2015/ Robert Kneschke

Warum klare Ziele so wichtig sind – und dennoch häufig unterschätzt werden

Der Anstoß zu einem Projekt ergibt sich in vielen Fällen aus einer allgemeinen Unzufriedenheit mit dem Ist-Zustand. Seien es Probleme bei der IT-Umstellung oder mit der Einführung einer neuen Baureihe – häufig wird in diesen Fällen eilig ein Projektteam zusammengestellt, das genau eine Aufgabe hat: den Grund für die Unzufriedenheit zu beseitigen. Und zwar so schnell wie möglich.

Was auf den ersten Blick nach einer sinnvollen Maßnahme klingt, ist in der Praxis leider oft zum Scheitern – oder wenigstens zur Unwirtschaftlichkeit – verurteilt.
Das Problem: So allgemein wie der Grund für den Projektanstoß, so allgemein sind häufig auch die Ziele formuliert. Und dass es schier unmöglich ist, ein Ziel zu erreichen, das man nicht exakt benennen kann, weiß jeder, der schon einmal versucht hat, ohne Navigationssystem und ohne Ortskenntnis eine Straße zu finden, deren genauen Namen man im Eifer des Gefechts vergessen hat. Regel Nummer eins lautet deshalb: Je genauer Ziele formuliert werden, desto größer wird auch die Wahrscheinlichkeit, dass man sie zeit- und kostensparend erreicht.

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Konkrete Zieldefinition als Voraussetzung für erfolgreiche Projekte

Wie fatal es sein kann, dass viele Projektteams dieses elementare Wissen vernachlässigen, macht folgendes Beispiel deutlich:
Stellen wir uns vor, ein wichtiger Kunde kommt in ein Hamburger Reiseunternehmen und sagt: „Ich will dringend nach Süden. Können Sie das bewerkstelligen?“ – „Klar, das bekommen wir für 1000 Euro hin“, entgegnet der Angesprochene und stellt eilig ein unschlagbares Angebot zusammen: Ein schnuckeliges Hotel im Süden Deutschlands mit Mietwagen für vier Personen. Perfekt. Oder? Nein! Denn der Kunde wollte eigentlich nach Rom – und zwar mit dem Flugzeug und 15 Mitarbeitern.

Klassischer Fall von mangelhafter Kommunikation. Mit welchem Ergebnis? Die Vorstellungen des Reiseveranstalters gehen völlig an den Anforderungen des Kunden vorbei. Jetzt darf er noch mal von vorne anfangen, und noch schlimmer: Er hat Ressourcen verschleudert, die anders deutlich besser zum Einsatz gekommen wären.
Genau dasselbe Phänomen ist häufig auch bei Projekten zu beobachten. Mangels klarer Absprachen kommt es immer wieder vor, dass das Vorgehen neu angepasst werden muss, was in der Folge nicht nur zu enormen Kosten, sondern auch zu einem völligen Stillstand des Projekts führen kann. Um bei unserem Beispiel zu bleiben: Der Preis für eine Flugreise für 16 Personen kann mit den Kosten für eine Autoreise natürlich nicht konkurrieren. Aber lässt sich der Kunde nachträglich noch auf eine Anpassung ein? Nicht unbedingt.

Um derartige Entwicklungen zu vermeiden, ist es wichtig, eine saubere Ziel- oder Auftragsklärung vor den Projektbeginn zu setzen – und zwar auch dann, wenn der Auftraggeber nicht von selbst konkrete Angaben macht. Sie werden sehen: Die Mühe, immer wieder nachhaken zu müssen, wird sich später bezahlt machen. Und zwar in barer Münze. Wenn die Aussage vage bleibt, macht es Sinn, das Ziel zunächst im Rahmen einer Projekt-Kick-Off-Sitzung oder eines Zielfindungs-Workshops auf Basis der Teammitglieder zu erarbeiten, um die Ergebnisse dann im Anschluss dem Auftraggeber vorzustellen und sie absegnen zu lassen. Nur so lassen sich etwaige Blindleistungen vermeiden.

Tatsächlich ist es jedoch nicht nur die Abstimmung zwischen Auftraggeber und Projektleiter, die stimmen muss. Auch innerhalb eines Teams kommt es immer wieder unbemerkt zu Unstimmigkeiten. Ganz konkret so geschehen bei einem Unternehmen, welches sowohl die Geschäftsführer dreier Schwestergesellschaften als auch die zuständige IT-Abteilung an einem Tisch versammelt hatte, um über das Thema Warenwirtschaftssystem zu beraten. Drei Treffen waren bereits vorangegangen, und es wurde sowohl über die Art und die Zeit der Einführung diskutiert als auch darüber, welche Anforderungen das System erfüllen sollte.

Um es kurz zu machen: Mehrere Stunden wurden damit verbracht, über Einzelheiten zu beraten, ehe die konkrete Frage nach der Zielsetzung des Gesprächs aufkam.

„Das ist doch ganz klar“, sagte daraufhin einer der Geschäftsführer. „Die Zielsetzung ist die Einführung eines neuen Warenwirtschaftssystems.“

Plötzlich ein lautes Räuspern. Ein anderer Geschäftsführer meldete sich zu Wort und entgegnete: „Nein, nein. Ziel des Projekts ist, dass wir am Ende des Tages ein abgestimmtes Lastenheft haben, in dem festgehalten ist, was dieses Warenwirtschaftssystem können muss.“

Wie gesagt, es war bereits das vierte Treffen mehrerer Menschen, die durchaus Erfahrung in Sachen Projektmanagement hatten, und dennoch waren sie in die „Logik-Falle“ getappt.

Was damit gemeint ist? Häufig ist es so, dass man sagt, „ja, es ist doch logisch, was die Zielsetzung des Projekts ist.“ Nur dummerweise ist, je nachdem, wen Sie fragen, „logisch“ immer etwas anderes. Nehmen Sie sich also wirklich die Zeit, Ihre Ziele sowohl intern als auch extern sauber zu definieren.

Von Muss-, Kann- und Soll-Zielen

Grundsätzlich gibt es übrigens vier Arten von Zielen:

  • Muss-Ziele (sind grundsätzlich unvermeidbar),
  • Kann-Ziele (sollen erreicht werden, wenn Zeit und Ressourcen es zulassen),
  • Soll-Ziele (müssen erreicht werden, wenn technisch möglich) und
  • Nicht-Ziele (zeigen auf, was nicht erreicht werden soll.)

Da unterschiedliche Ziele häufig miteinander korrelieren, ist es wichtig, eine Systematik und einen Überblick über die vorgeschlagenen Ziele zu bekommen. Eine Zielhierarchie kann sie in verschiedene Detailstufen einteilen. An höchster Stelle steht das Projektgesamtziel, welches dann Stufe für Stufe in Unterziele heruntergebrochen wird. Jedes Unterziel steht dabei zum Projektgesamtziel in einer Ziel-Mittel-Relation, d.h. das Unterziel ist das Mittel, das zur Erreichung des Oberziels beiträgt.
Immer wieder kann es auch passieren, dass sich Ziele gegenseitig ausschließen oder zumindest negativ beeinträchtigen. In diesem Fall spricht man von einer Zielkonkurrenz. In der Projektarbeit ist das die bedeutungsvollste und häufigste Beziehung zwischen Zielen, weswegen Zielkonflikte dem Auftraggeber unbedingt aufgezeigt werden sollten. Beispiele hierfür wären Termineinhaltung vs. Budgeteinhaltung oder Budgeteinhaltung vs. Leistungserstellung.

Vor diesem Hintergrund ist es elementar, die Ziele zu priorisieren. Die Vorlage ist hierfür eine beliebte Methode. Der dahintersteckende Gedanke ist, dass jedes Ziel jeweils mit allen anderen Zielen hinsichtlich seiner Priorität zur Erreichung des Gesamtziels verglichen wird. Aus dem Ergebnis erhält man dann die Priorisierung der Ziele. Alternativ oder erweiternd kann man die formulierten Ziele auch hinsichtlich ihrer Qualität bewerten. Unter Qualität wird in diesem Kontext die Messbarkeit der Zielformulierungen verstanden.

SMART zu besseren Zielen in der Projektplanung

Natürlich, grau ist alle Theorie, doch das Abarbeiten dieser Ansätze ist wichtig, um fokussiert und zielorientiert vorankommen zu können. Deshalb macht es durchaus Sinn, sich – je nach Projektgröße – einen oder zwei Tage konzentriert Zeit zu nehmen, um die Ziele in einem Workshop zu definieren und zu klären, welche Fakten bzw. Informationen bereits vorliegen, welche Themen noch undefiniert sind und wo es Diskussionsbedarf gibt.

Hierbei hilft der SMART-Ansatz, der beschreibt, was in jedem Fall auf die Ziele zutreffen sollte:

  • Spezifisch: Einfach und verständlich, nicht allgemein, sondern konkret
  • Messbar: Operationalisiert (u.a. Leistung, Kosten)
  • Akzeptabel: Erreichbar und sozial ausführbar
  • Realistisch: Sachlich erreichbar und bedeutsam
  • Terminiert: Zeitlich planbar

Wenn Sie diesen Ansatz im Blick behalten, werden Sie am Ende des Tages ein klares Bild vor Augen haben und wissen, wie die Welt am Ende des Projektes aussehen soll bzw. was der Liefergegenstand des Projektes ist. Nutzen Sie diese Chance, um enorme Ressourcen zu sparen. Sowohl Ihr Unternehmen als auch Ihr Auftraggeber werden es Ihnen danken.

Fotoquelle: © Fotolia 2015/ Robert Kneschke

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