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Einen realistischen Zeitplan für ein Projekt erstellen: Das sollten Sie beachten

Zeit und Kosten sind entscheidende Faktoren für jedes Projekt. Sie geraten allerdings schnell miteinander in Konflikt: Was sehr schnell gehen soll oder zu lange dauert, kostet mehr. Ein realistischer Projektzeitplan soll dieses Spannungsverhältnis auflösen und Planungssicherheit geben. Die Entwicklung einer entsprechenden „Timeline“ ist jedoch schwierig. Schließlich muss das Unbekannte einkalkuliert werden. Erfahrungswerte und kleinteilige Schritte sind daher praktikable Lösungen.

Erwarten Sie Vorbehalte gegen zu konkrete Planungen

Erfahrene Projektmanager berichten gerne augenzwinkernd, dass nur zwei Arten von Menschen existierten: Personen, die alles planen müssen, und solche, die jede Form von vorausschauenden Handlungen ablehnen. Auch, wenn es sicher Menschen gibt, die sich der Mitte zuordnen würden, hat diese Aussage doch einen wahren Kern und ist für Sie relevant. Vertreter der zweiten Gruppe fühlen sich durch Planungen eingeschränkt, bevormundet und kontrolliert. Diese Personen artikulieren ihre Vorbehalte gegen Zeitpläne in der Regel jedoch nicht offen. Sie ziehen sich stattdessen innerlich zurück und/oder bekämpfen die Planungen während der Teamarbeit.

Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass Sie mit solchen Mitarbeitern umgehen müssen. Um Ihren Zeitplan nicht zu gefährden, müssen Sie deshalb transparent kommunizieren. Präsentieren Sie die Timeline frühzeitig und nehmen Sie Feedbacks ernst. Zeigen Sie, dass Sie Wert auf Rückmeldungen legen und diese berücksichtigen. Auf diese Weise schaffen Sie Verbindlichkeit. Zudem trennen Sie am besten konstruktive Kritikpunkte am Projektzeitplan von Vorbehalten, die einer bloßen Verweigerungshaltung geschuldet sind.

Oft können Sie auf diese Weise schon in den ersten Diskussionen erfahren, von welchen Stellen (und Personen) dem Zeitplan Gefahr droht.

Definieren Sie Ziele und nutzen Sie Erfahrungswerte

Projekte laufen gewöhnlich in Phasen ab. Bildlich gleicht die Umsetzung des Vorhabens einem Hausbau. Viele kleine Zwischenschritte führen zum großen Ganzen: Sie müssen erst das Fundament gießen, bevor Sie mauern können usw. Definieren Sie deshalb zuerst die notwendigen Teilziele, die erreicht werden müssen, um das Gesamtvorhaben umzusetzen. Jedes Teilziel symbolisiert dabei eine Phase während der Projektarbeit.

Möchten Sie beispielsweise einen Prozess optimieren, ist die Erhebung des Ist-Zustands die erste Phase. Die Recherche möglicher Verbesserungen ist die zweite Phase. Nutzen Sie nach Möglichkeit für jede Phase bereits vorhandene Erfahrungswerte. Wie lange haben beispielsweise Recherchearbeiten bei vergleichbaren Projekten in der Vergangenheit gedauert?

Schaffen Sie hierfür Verbindlichkeit, indem Sie einen erfahrenen Experten aus dem Team für jede Phase des Projekts bestimmen. Er soll begründete Prognosen über die zeitliche Dauer abgeben und die Einhaltung überwachen. Zudem hat er die Aufgabe, frühzeitig Rückmeldung zu geben, wenn der Zeitplan in Gefahr gerät.

Der Experte sollte dabei auch offen für Feedbacks aus dem Team sein. Während der Umsetzung des Vorhabens fungiert er als eine Art Sensor, der Sie frühzeitig warnt, wenn etwas schiefläuft. Dadurch, dass Sie mehrere Experten auswählen, verteilen Sie die Verantwortung für die Einhaltung des Zeitplans zugleich auf eine größere Zahl von Schultern. Dadurch wird das Projektteam entlastet und kann effektiver arbeiten.

Planen Sie jede Phase in kleinen Schritten

Gemeinsam mit dem Experten planen Sie jede Phase des Projekts in kleinen Schritten. Um beim Bild des Hausbaus zu bleiben: Um mauern zu können, benötigen Sie Ziegelsteine, Zement, passendes Werkzeug und Maurer. All das muss beschafft bzw. organisiert werden. In Bezug auf das Projekt ist es nicht anders. Jeden dieser Schritte können Sie wieder mit einer zeitlichen Prognose versehen.

Dies hat zwei Vorteile:

  1. Sie überprüfen, ob Ihre zeitliche Einschätzung für die Gesamtphase mit der für die Summe aus allen Teilschritten übereinstimmt: Planen Sie beispielsweise zwölf Wochen für eine Gesamtphase ein, erhalten bei den Teilschritten aber 18 Wochen, wissen Sie, dass Ihre Erfahrungswerte nicht passen bzw. die Planung an irgendeiner Stelle fehlerhaft sein muss.
  2. Sie können weitere Erfahrungswerte nutzen: Einige Projektmanager haben Zweifel, ob man Erfahrungswerte von älteren Projekten auf den Zeitplan für ein neues Projekt übertragen kann. Sie argumentieren, dass jedes Projekt anders sei, und die Phasen deshalb ebenfalls anders verliefen. Bei der Schritt-für-Schritt-Planung können Sie aber an vielen Stellen durchaus auf vorhandene Erfahrungen zurückgreifen und diese anwenden. Wenn Sie beispielsweise Teile stets beim selben Zulieferer bestellen, wissen Sie, wie lange dieser durchschnittlich für Lieferungen benötigt und können diesen Wert ansetzen.

Planen Sie zeitliche Reserven für das Projekt ein

Ein realistischer Zeitplan muss für jedes Projekt zeitliche Reserven beinhalten. Sinnvoll ist es auch in diesem Fall, nach Phasen vorzugehen. Schlagen Sie dabei 10 bis 20 Prozent mehr Zeit drauf als eigentlich kalkuliert. Grundsätzlich gilt dabei: Neuentwicklungen benötigen einen größeren zeitlichen Spielraum als beispielsweise die Erhebung eines Ist-Zustands. Sie sollten das zeitliche Polster deshalb je nach Phase unterschiedlich gestalten.

Unter Experten existiert ein Streit darüber, ob Sie den Mitarbeitern des Projektes diese zeitlichen Reserven offenbaren sollten oder ob Sie mit zwei Zeitplänen arbeiten: einem offiziellem für das Team und einem tatsächlichen mit dem vorhandenen Zeitpuffer. Beide Varianten haben Vor- und Nachteile. Beim ersten Weg riskieren Sie, dass Ihre Mitarbeiter das Projekt zu entspannt angehen und sich nicht stark genug unter Druck gesetzt fühlen.

Bei der anderen Variante kann das genaue Gegenteil passieren. Machen Sie dies von Ihrem konkreten Team abhängig. Manche Gruppen arbeiten besser unter Druck und andere „mit viel Leine.“

Erstellen Sie ein Protokoll für den Zeitplan vom Projekt

Ratsam ist es außerdem, ein Protokoll oder Tagebuch über die Einhaltung des Zeitplans zu führen. Wurden die Phasen und Schritte wie erwartet umgesetzt und falls nicht, woran lag es? Bei späteren Projekten wird Ihnen dieses Dokument gute Dienste leisten. Sie sichern auf diese Weise Erfahrungswerte und liefern gleich eine Analyse mit.

Fazit

Offenheit, klare Ziele, kleine Schritte und geteilte Verantwortung sind unverzichtbar. Eine Person alleine kann somit keinen realistischen Zeitplan für ein Projekt erstellen. Schließlich muss dieser von mehreren Menschen umgesetzt werden. Überdies benötigen Sie möglichst gute Erfahrungswerte für die Planungen. Sie müssen deshalb offen kommunizieren, mit Vorbehalten rechnen, kleine Schritte definieren und die Verantwortung auf mehrere Schultern verteilen. Sie müssen zudem Ihren Zeitplan stets aufs Neue überprüfen und auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren. Hierbei helfen Ihnen zeitliche Reserven.

Fotoquelle Titelbild: © Shutterstock/This Is Me

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