Ziele smart definieren © Shutterstock/patpitchaya

Ziele smart definieren: Der wichtigste Schritt in der Projektvorbereitung

Eine klare Zielsetzung ist für erfolgreiches Projektmanagement unverzichtbar. Die „SMART“-Formel ist dabei so etwas wie der Evergreen unter den Möglichkeiten, Ziele allgemein verständlich zu erklären. Doch gibt es auch andere Handreichungen, die auf einer allgemeineren Ebene möglicherweise besser helfen können, Ziele smart zu definieren.

Ziele smart definieren: Vorsicht vor irreführenden Übersetzungen

Die SMART-Formel stammt ursprünglich aus dem angelsächsischen Sprachraum. Die Buchstaben stehen für:
S = Specific
M = Measurable
A = Accepted
R = Realistic
T = Timely

In der deutschen Übersetzung wurde daraus:
S = Spezifisch
M = Messbar
A = Attraktiv
R = Realistisch
T = Terminiert

Während bei vier der fünf Buchstaben eine relativ exakte Übersetzung gewählt wurde, ist das „A“ mit Vorsicht zu genießen. Hier kam es zu einer Bedeutungsverschiebung. Aus „akzeptiert“ bzw. „angenommen“, wie es eigentlich heißen müsste, wurde „attraktiv“. Dass Personen allerdings Umstände oder Ziele akzeptieren können, ohne sie sogleich besonders attraktiv zu finden, liegt auf der Hand. Wenn Sie international tätig sind und die SMART-Formel zum Einsatz bringen, um Ziele zu definieren oder sich auszutauschen, sollten Sie sich dieses Umstands bewusst sein. Schon durch die deutsche Übersetzung wurde der Ansatz verändert und auf diese Weise in gewisser Hinsicht weiterentwickelt. Im Folgenden werden die einzelnen Begriffe genauer erklärt.

S = Spezifisch

Diese Forderung liegt eigentlich auf der Hand. Sie sollen möglichst exakte Vorgaben machen und nicht in blumigen Allgemeinplätzen sprechen. Als Beispiel: Sie verkünden nicht, dass es Einsparungen im neuen Projekt geben soll, sondern dass Betrag X weniger zur Verfügung steht.

M = Messbar

Die Wirkung des Projekts muss objektiv nachweisbar sein. Als Beispiel: Sie entwickeln eine neue Software, mit der bestimmte Prozesse gemanagt werden. Es genügt dabei nicht, dass diese Prozesse künftig „effizienter“ ablaufen sollen. Stattdessen lautet die Vorgabe beispielsweise, dass die Prozesse durch die Software 15 Prozent schneller und 20 Prozent günstiger durchgeführt werden können. Die Werte müssen immer greifbar sein.

A = Attraktiv/Akzeptiert

Der kritische Buchstabe verlangt in der ursprünglichen Form, dass die Ziele von allen Beteiligten angenommen werden. Sie müssen den Mehrwert verstehen. Der Endzustand soll positiv erscheinen. In der deutschen Fassung folgt durch das Wort „attraktiv“ eine Weiterentwicklung insofern, als negative Beschreibungen vermieden werden. Phrasen wie „nie mehr“, „nicht“ oder „kein“ sollen in der Zielbeschreibung nicht auftauchen. Dies ist die Folge einer in der Psychologie allerdings umstrittenen Erkenntnis: Demnach kennt das Unterbewusstsein derartige Negationen nicht und wertet die Sätze als negativ. Als solche bleiben sie somit unbeachtet.

In der Werbung gibt es allerdings gegenläufige Erfahrungen. Sätze wie „Durch diese Spülmaschine nie mehr abwaschen“ haben durchaus verfangen. Sie müssen deshalb selbst bewerten und entscheiden, wie Sie mit diesem Umstand umgehen.

R = Realistisch

Diese Forderung ist vergleichbar einfach, hat aber eine doppelte Bedeutungsebene. Erstens sollen Ziele so definiert werden, dass sie auch tatsächlich erreichbar sind. Zweitens heißt realistisch aber ebenfalls, dass die Beteiligten erkennen, dass durch ihre Handlungen ein Ertrag erzielt wird. Ziele smart definieren bedeutet in diesem Fall beispielsweise, dass jeder Mitarbeiter folgenden Satz formulieren können muss: „Durch meine Mitarbeit trage ich X zur Erreichung des Ziels/der Ziele bei.“

Einige Projektmanager berichten davon, dass Sie in kleinen Teams gute Erfahrungen damit gemacht haben, die Sätze für jeden Mitarbeiter auf einen Zettel zu schreiben und diesen auszuteilen. Als Erweiterung können Sie überlegen, alle Sätze für alle auszuteilen. So teilen Sie gleich auch Verantwortlichkeiten zu. Zudem erkennen alle Beteiligten, dass jeder gebraucht wird. Dies schafft ein Gefühl der Zusammengehörigkeit.

T = Terminiert

Auch dieser Buchstabe ist einfach verständlich. Jedes Projekt muss irgendwann fertig werden. Ziele müssen bis zu bestimmten Terminen erledigt sein. Dies ist schon eine objektive Notwendigkeit, weil beispielsweise das Budget bestimmten Zwängen unterworfen ist.

Ziele smart definieren: Schwächen der Formel

Natürlich hat auch die SMART-Formel eine Kehrseite der Medaille. Wer sich zu sklavisch daran hält, setzt möglicherweise ein zu enges Korsett und erstickt damit Raum für Kreativität. Zudem kann sich das Problem stellen, dass die Formel schon seit Jahren im Umlauf ist und Projektveteranen vielleicht veraltet vorkommt. Gerade junge Projektmanager, die mit erfahrenen Teams arbeiten, stoßen häufig auf Widerstände, wenn sie in dieser Form Ziele smart definieren. Es ist daher wichtig, sich zu jeder Zeit ins Gedächtnis zu rufen, dass die Formel kein Selbstzweck ist. Wenn Sie es mit Veteranen zu tun haben, lassen Sie die Ziele durchaus kritisch hinterfragen – vermutlich erhalten Sie wertvollen Input.

Ein anderer Ansatz, um Ziele smart zu definieren: „Aus der Zukunft sprechen“

Ein anderes Konzept, um Ziele smart zu definieren, ohne die bekannte Formel zu nutzen, ist eine Art Rollenspiel. Sie versetzen sich in die Zukunft und beschreiben in der Gegenwartsform positiv den neuen Zustand. Um auf das Beispiel mit der Software zurückkommen: Durch Software A läuft die Produktion 10 Prozent schneller. Zudem arbeiten die Maschinen 5 Prozent günstiger.

Die Vorbereitung auf solche Aussagen fällt vielen Personen nicht ganz leicht. Es hilft, wenn Sie hierfür im Vorfeld Fragen stellen, wie beispielsweise „Was wurde erreicht?“. Einige dieser Fragen können Sie an die Projektbeteiligten weiterreichen. Zum Beispiel: „Welchen Anteil haben Sie daran, dass es jetzt besser läuft?“

Ein genereller Tipp dabei: Vermeiden Sie unkonkrete Vergleiche. Durch die Software arbeiten die Maschinen nicht allgemein schneller oder günstiger, sondern im Vergleich beispielsweise zum zweiten Quartal 2018. Sie streben nicht allgemein eine höhere Kundenzufriedenheit an, sondern im Vergleich mit dem im Dezember 2017 gemessenen Wert.

Fazit: Ziele smart definieren – Die Formel als Richtlinie

Wenn Sie den Ansatz, aus der Zukunft zu sprechen, mit der SMART-Formel vergleichen, erkennen Sie bereits Parallelen. Dies zeigt, dass die einzelnen Buchstaben mit ihren Bedeutungshintergründen ihre über Jahre gewachsene Berechtigung haben. Sie sind allerdings keine in Stein gehauenen Gesetze, die es sklavisch zu befolgen gilt. Vielmehr handelt es sich nur um Richtlinien. Ziele smart zu definieren bedeutet einerseits einen klaren Rahmen zu setzen, andererseits muss auch Luft zum Atmen bleiben.

Fotoquelle Titelbild: © Shutterstock/patpitchaya

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